1 DEFINITIONS

Les termes débutant par une majuscule au sein du Contrat, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

CGU : Le présent contrat qui définit les Conditions Générales d’Utilisation du logiciel par les Utilisateurs ;

Nous (notre, nos) : Fait référence à la société Octopussian – (78, Avenue des Champs-Élysées, Paris – France) éditeur du logiciel ;

Application : désigne le logiciel accessible via Internet : app.octopussian.com. Cette Application est proposée en mode SAAS (Logiciel en tant que service).

Client : la structure (entreprise, association, ou toute autre entité légale) dont les Utilisateurs font usage du logiciel ;

Compte : Entité représentant le Client dans le logiciel. Le compte est l’entité à laquelle sont rattachés les Utilisateurs, les documents et les Données utilisés par ceux-ci.

Utilisateur :désigne la personne placée sous la responsabilité du Client (préposé, salarié, représentant, etc.) et bénéficiant d’un accès à l’Application sur son ordinateur en vertu de la licence d’utilisation contractée par le Client.

Administrateur : Tout Utilisateur autorisé par le Client à gérer le compte et les autres Utilisateurs. Son compte possède des droits particuliers lui permettant de créer des Utilisateurs ou d’activer des fonctionnalités ayant des conséquences financières sur le coût d’utilisation du logiciel par le Client.

Titulaire du compte : L’Utilisateur de type Administrateur qui représente légalement le Client ; Un seul compte est Titulaire.

Par défaut, l’Utilisateur qui crée le compte en est le Titulaire. Ce rôle est transférable à un autre Utilisateur si nécessaire.

Données : désignent les informations, publications et, de manière générale, les Données de la base de Données dont l'utilisation est l'objet du présent contrat, pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs ;

Identifiants : désignent la paire formée par l’email de l’Utilisateur et son mot de passe de connexion ;

Internet : désigne l’ensemble de réseaux interconnectés, lesquels sont localisés dans toutes les régions du monde ;

2 OBJET

Ce contrat a pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Services commandés par le Client.

Nous consentons au Client, qui les accepte :

- un droit d'accès à nos serveurs dans les conditions définies ci-après ;

- un droit d'utilisation finale de l’Application ;

- un ensemble de services ci-après définis, notamment d’hébergement des Données et de maintenance de l’Application

Les présentes CGU définissent les termes et conditions auxquelles le Client et les Utilisateurs sous sa responsabilité ont accès à l’Application que Nous mettons à leur disposition.

Les Utilisateurs disposent, selon l’offre commerciale choisie par le Client, d’un droit d’utilisation finale du Logiciel.

L’accès nécessite une connexion Internet qui n’est pas fournie.

L’utilisation du logiciel doit respecter les usages décrits dans le présent document.

3 EFFET, DUREE ET RECONDUCTIONS

Le Contrat prend effet à compter l’activation du compte par le Client.

Sauf avis contraire, le tarif public correspondant à l’offre souscrite par le Client s’applique au moment de la création du compte.

Si le tarif évolue, le Client est averti par courriel. Le nouveau tarif s’appliquera à la reconduction de l’abonnement.

Lors de la reconduction de l’abonnement, le tarif en vigueur au moment de la reconduction est applicable.

Les abonnements payants peuvent être conclus pour des périodes diverses prévues dans notre offre.

Ils sont payables au début de chaque période et reconduits par tacite reconduction.

Ils peuvent être arrêtés à l’initiative du Client avant chaque échéance, sans préavis.

Nous nous réservons le droit de suspendre ou arrêter l’accès au service en cas de non-respect des CGU par le Client. Ce dernier en est immédiatement averti par courriel.

Droit de rétractation

Bien que le contrat permette l’exécution immédiate du service, et soit réservé aux professionnels, Nous offrons au Client le bénéfice d’un droit de rétractation sous un délai de 14 jours.

Ce droit est exerçable par l’Utilisateur Titulaire du compte.

Il doit pour cela aller dans l’Application, menu Administration.

Dans la section « Exercer mon droit de rétractation » cliquer sur le bouton : « Fermer définitivement le compte ».

La fermeture du compte par le Titulaire empêche les Utilisateurs d’accéder à l’Application.

4 SERVICES APPLICATIFS

Nous mettons à disposition du Client une Application accessible sur notre serveur par le biais du réseau Internet.

Dans les conditions de l’article « Licence », Nous consentons au Client le droit d'utiliser de façon non exclusive cette Application.

Nous assurons pour cette Application :

- l’hébergement des serveurs,

- la sauvegarde des Données,

- la maintenance applicative,

- la sécurité des accès aux serveurs, Données et sauvegardes.

Accès

Le Client utilisera seul ce droit d'accès. Il pourra se connecter à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance –.

À savoir :

- 24 heures sur 24,

- 7 jours sur 7.

Toutefois, Nous nous efforçons, durant cette phase d’atteindre une disponibilité de l’application de 99%.

L'accès s'effectue :

- à partir des ordinateurs Clients.

- au moyen des Identifiants de chaque Utilisateur.

L'identification de l’Utilisateur lors de son accès à l’Application se fait au moyen :

- du courriel de l’Utilisateur,

- et d'un mot de passe choisi par l’Utilisateur.

Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès de l’Application objets du Contrat aux Utilisateurs du Client, à protéger l'intégrité et la disponibilité de l’Application, ainsi que l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données du Client telles que transmises par les Utilisateurs.

Confidentialité des Identifiants

Les Identifiants sont personnels et confidentiels.

Ils sont choisis par chaque Utilisateur et connu de lui seul.

L’Utilisateur s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.

L’Utilisateur a la possibilité des changer son mot de passe s’il le souhaite.

Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès qui lui sont remis.

De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Solutions.

En cas de perte de son mot de passe, l’Utilisateur pourra demander l’envoi par courriel des informations lui permettant de choisir un nouveau mot de passe.

Arrêt du service

Nous nous réservons le droit de suspendre ou limiter l’accès au service à tout moment.

Dans le cas d’un arrêt définitif, Nous préviendrons le Client avec un délai raisonnable, lui permettant notamment d’exporter l’ensemble de ses Données.

Nous ne sommes en aucun cas responsable des interruptions et des conséquences qui peuvent en découler.

5 QUALITE DE L’APPLICATION

Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, Nous ne pouvons être tenus responsables des éventuelles indisponibilités ou ralentissements de l’Application.

Le Client est informé qu’il existe des quotas d’utilisation liés à l’abonnement choisi.

Nous nous engageons à mettre en place une infrastructure efficace de nature à procurer une assurance raisonnable que le Client peut utiliser l’Application.

6 LICENCE

Nous concédons au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation de l’Application, pendant toute la durée du Contrat et pour le monde entier.

Le Client ne peut utiliser l’Application que conformément à l’usage qui en est prévu à l’exclusion de toute autre finalité.

Le droit d’utilisation s’entend du droit d’utiliser l’Application conformément à sa destination, en mode SaaS via une connexion à Internet. Le Client ne pourra en aucun cas mettre l’Application à disposition d’un tiers, et s’interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

7 MAINTENANCE

La maintenance corrective et évolutive de l’Application est incluse, qu’il s’agisse d’un abonnement gratuit ou payant.

Les Utilisateurs peuvent Nous signaler un dysfonctionnement éventuel sur notre site via un formulaire.

Nous réaliserons nos meilleurs efforts pour corriger les dysfonctionnements s’ils sont avérés, sans obligation de résultat.

Nous ne sommes pas responsables de la maintenance dans les cas suivants :

- refus du Client de collaborer dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement ;

- utilisation l’Application de manière non conforme à leur destination ou à leur documentation ;

- manquement du Client à ses obligations au titre des CGU ;

- implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec l’Application ;

- défaillance des réseaux de communication électronique ;

- acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;

- détérioration due à un cas de force majeure.

Nous recommandons aux Utilisateurs d’utiliser des ordinateurs dont le Système d’Exploitation est à jour afin de disposer des derniers patchs de sécurité, d’y installer un antivirus afin de prévenir l’ajout de documents infectés vers nos serveurs et de s’en prémunir s’ils devaient télécharger un document infecté déposé par un autre Utilisateur.

Bien que Nous mettions en œuvre les meilleurs pratiques pour conserver nos systèmes en parfait état de fonctionnement, il n’est pas de notre responsabilité de vérifier la qualité et l’absence de virus dans les documents que les Utilisateurs déposent sur nos serveurs pour le compte du Client.

8 SÉCURITÉ

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour maintenir la sécurité de vos données, y compris, sans s'y limiter :

- La mise à jour régulière des systèmes d'exploitation, des logiciels et des bibliothèques utilisés sur nos serveurs ;

- Le chiffrement de bout en bout des informations stockées dans la base de données en transit et au repos ;

- Des sauvegardes en continu sur plusieurs heures et plusieurs jours, stockées à plusieurs centaines de kilomètres des données, et chiffrées en transit et au repos ;

- La protection de nos systèmes contre les virus et les ransomwares ;

- L'accès sécurisé à l'Application via SSL ;

- L'utilisation de mots de passe forts, stockés de manière sécurisée.

- L'obligation de confidentialité pour tous les employés ayant accès à nos systèmes.

Le Client reconnaît que nous ne sommes pas responsables de la sécurité des postes des Utilisateurs et nous recommandons donc que le Client prenne toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de ces postes."

9 ASSISTANCE TECHNIQUE

Nous encourageons les Utilisateurs qui rencontreraient des difficultés à Nous en informer via notre formulaire de contact.

10 CONFIDENTIALITE

Vos Données vous appartiennent.

L’utilisation d’une Application en mode SAAS implique que les Données du Client soient stockées sur nos serveurs.

Nous n’utilisons pas vos Données pour une autre finalité que celle qui a été définie.

Nous ne communiquons pas vos Données à des tiers.

Nous ne sommes pas responsables du contenu que vous stockez dans l’Application.

Après clôture définitive du compte du Client, ses Données sont supprimées.

Conformité légale

Bien que Nous gardions confidentielles les Données du Client, Nous pourrions être amenés à divulguer tout ou partie de ses Données à la requête d’une autorité judiciaire ou administrative compétente.

Dans ce cas :

- Cette divulgation serait strictement limitée à la demande de ladite autorité,

- Nous en informerions le Client sauf dans le cas d’une injonction contraire.

11 EXPLOITATION DES DONNEES

Concernant le traitement des données et le respect de la vie privée, nous vous invitons à consulter notre document :

octopussian.com/privacy

Le Client assure la responsabilité éditoriale de l’utilisation de l’Application.

Le Client Nous confie la mission de stocker et gérer pour son compte les données, y compris les données personnelles qu’il saisit dans l’application.

Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation de l’Application.

Il garantit en outre être Titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus. En conséquence Nous dégageons toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client.

Le Client garantit contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par un tiers pour une violation de cette garantie.

Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus et messages diffusés et/ou téléchargés via l’Application.

Le Client demeure le seul propriétaire des Données que les Utilisateurs stockent sur l’Application pour son compte.

12 INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Notre logiciel utilise des technologies d’intelligence artificielle (IA) pour améliorer l’expérience utilisateur et fournir des fonctionnalités avancées.

Les fonctionnalités de IA sont désactivées par défaut. Afin de les activer, le titulaire du compte doit choisir cette option. Elle dépend aussi de l’abonnement choisi.

En utilisant notre service, vous consentez à ce que vos données soient traitées par nos algorithmes d’IA.

Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données conformément à notre politique de confidentialité

La qualité des réponses de l’IA ne peut être garantie et certaines informations générées peuvent être fausses.

Les traitements des données effectuée par l’IA sont opérés hors Union Européenne. Nous vous recommandons donc de ne pas fournir de données personnelles.

Nous nous réservons le droit de choisir/changer l'IA utilisée. (Voir la liste des sous-traitants)

Nous nous réservons le droit de limiter les requêtes contraires à l’usage d’Octopussian.

12 USAGE LEGITIME

Le Client et chaque Utilisateur garantit que les Données et documents stockés sur l’Application :

- Sont conformes à la loi ;

- Ne portent pas atteinte aux droits de tiers et qu’il n’y a aucun litige en cours concernant ces droits ;

- Ne comportent pas de propos racistes, diffamants ou injurieux.

- Ne contiennent pas d’informations personnelles concernant des personnes mineures.

- Ne contient pas d’informations « sensibles » au sens défini par la CNIL, notamment concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle.

Respect de la vie privée

Les Données du stockées par le Client doivent être conformes au Règlement n°2016/679 du 27 avril 2016 (le “RGPD”) ainsi que celles de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

Nous vous invitons à consulter notre politique de confidentialité.

Le Client et chaque Utilisateur garantit que :

- Les Données qu’il stocke dans l’Application sont conformes au RGPD et toute autre loi en vigueur dans le pays où ces Données sont utilisées.

- Qu’il a préalablement informé les personnes concernées par le stockage de leurs Données personnelles et recueilli leur consentement.

- Qu’il permet aux personnes concernées l’exercice de leur droit de correction ou de suppression.

- Qu’il gère seul la durée de conservation des informations personnelles dans le cadre de la loi.

- Qu’il assume l’entière responsabilité d’une utilisation non conforme au CGU pouvant Nous conduire à suspendre ses accès et le cas échéant à supprimer les Données stockées illégalement.

- Qu’il Nous garantit contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les Données personnelles seraient stockées dans l’Application

14 CONDITIONS FINANCIERES

Le tarif est consultable à cette adresse : octopussian.com/#tarif.

15 PROPRIETE

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise dans l’Application dans le cadre du Contrat.

Le Contrat ne confère au Client aucun droit de propriété sur l’Application.

Nous sommes et demeurons Titulaire des droits de propriété relatifs à l’Application ainsi que de l’infrastructure informatique (logicielle et matérielle) mise en œuvre ou développée par Nous.

Le Client ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant du Contrat, que ce soit dans le cadre d'une cession temporaire, d'une sous-licence et de tout autre contrat prévoyant le transfert desdits droits et obligations.

Nous déclarons :

- que l’Application que Nous avons développé est originale au sens du Code français de la propriété intellectuelle,

- que Nous sommes Titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui Nous permettent de conclure le Contrat.

- Que l’Application n’est pas susceptible de porter atteinte aux droits de tiers.

16 RESPONSABILITE – FORCE MAJEURE

Nous ne saurions être tenus responsables :

- de la destruction accidentelle des Données par le Client.

- de tout dommage ou préjudice causé par une interruption ou une dégradation des télécommunications, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure.

- des conséquences directes ou indirectes, y compris des pertes d’exploitation ou tout autre préjudice qui résulterait d’un dysfonctionnement ou arrêt de l’Application.

17 REVERSIBILITÉ

Le titulaire du compte peut demander à tout moment la génération d’un fichier contenant l’ensemble de ses données.

Ce fichier est téléchargeable sous 24 heures ouvrées et comporte :

- Les données au format XML

- L’ensemble des documents stockés dans une archive ZIP

18 RESILIATION

Le Client peut résilier sa souscription aux services avant chaque échéance.

En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié de plein droit par l’autre partie 8 jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec avis de réception restée sans effet. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées.

Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser l’Application.

Nous fournissons néanmoins au Titulaire du compte le moyen d’exporter ses Données pendant un délai de 30 jours à compter de la résiliation.

19 DIVERS

Divisibilité des clauses :

La nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité de l'une ou quelconque des stipulations du Contrat n'emporte pas nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité des autres stipulations, qui conserveront tous leurs effets. Cependant, les Parties pourront, d'un commun accord, convenir de remplacer la ou les stipulations invalidées.

Droit applicable :

Les Données du Client constituant le contenu de l’Application sont hébergées en Europe.

En cas de rédaction du Contrat en plusieurs langues ou de traduction, seule la version française fera foi.

Élection de domicile :

Pour l'exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les Parties font respectivement élection de domicile en leurs sièges sociaux indiqués en tête des présentes. Toute modification du siège social ou de l'adresse de l'une des Parties ne sera opposable à l'autre Partie que huit jours calendaires après lui avoir été dûment notifiée.

Différends – clause attributive de compétence territoriale :

En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui surviendrait dans l'exécution du Contrat, les Parties conviennent de se réunir dans les 15 jours à compter de la réception d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception notifiée par l'une des deux Parties.

SI AU TERME D'UN NOUVEAU DELAI DE QUINZE JOURS, LES PARTIES N'ARRIVAIENT PAS A SE METTRE D'ACCORD SUR UN COMPROMIS OU UNE SOLUTION, LE LITIGE SERAIT ALORS SOUMIS AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE NANTERRE.